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Actualmente la demanda constante de operaciones más ágiles y eficientes, mezcladas con la tecnología disponible en el mercado ha impulsado la digitalización en la mayoría de las industrias. Con eso como telón de fondo, las compañías ahora enfrentan el desafío de elegir entre adaptarse a la escenografía digital o cruzar los dedos de que sus competidores no se suban al escenario antes que ellos.
Llegar a la digitalización requiere invertir recursos y tiempo. No es algo que se llega por arte de magia y exige adoptar estrategias de implementación. Existen diferentes métodos para hacerlo. Las más recomendadas son: 1. Adopción de un CRM (sistema de gestión de la relación con el cliente) 2. Deshacerse de los procesos basados en papel, 3. Aplicar Inteligencia de negocios en tiempo real, 4. Wikis y Sistemas de gestión del conocimiento y 5. Comentarios de clientes procesables.
Una vez escaneada la documentación, la mayoría de las empresas pasará a realizar su destrucción de forma segura. Pero en algunos casos puede ser que exista información sensible que también se requiera mantener en formato papel. Esto será una decisión que dependerá del tipo de empresa y de la documentación en cuestión.
Otro aspecto importante será realizar una copia de seguridad de la documentación digitalizada. Así, se facilitará el no perder la información en caso de que se elimine el archivo digital. Esto supondrá tener otra versión de los documentos que evitará futuros problemas ante la pérdida de información.
También hay que destacar que la digitalización por sí sola no sirve: es necesario que los documentos se encuentren ordenados por un índice o varios y que se pueda acceder fácilmente a ellos. Lo importante del proceso es hacer la información accesible para que se puedan realizar futuras consultas y gestión sobre ella.
Para potenciar y optimizar la digitalización de documentos, es muy recomendable hacer uso de un gestor documental lo cual permitirá mejorar el acceso y la consulta de la información, aportando orden y estructura a la misma. Un gestor documental permitirá realizar un mayor número de tareas con la información digitalizada permitiendo optimizar y mejorar la exploración de la información y gestionarla.
Además será necesario considerar una serie de requisitos a la hora de seleccionar un software u otro, en función de las necesidades de cada empresa. Por ello es sumamente importante contar con un partner que pueda aclarar y definir la mejor implementación.
En ST estamos constantemente viendo cómo ayudar a implementar ecosistemas digitales de manera cercana a las necesidades tecnológicas de cada compañía. Nos interesa estar asistiendo las dudas que conlleva hacer un traslado no menor de una arquitectura rígida y lenta versus arquitecturas cuyos procesos y servicios hablan el mismo idioma que los consumidores digitales.
