No existe departamento TI que tenga los recursos infinitos de la nasa y millones de ingenieros para automatizar todo a la vez. Sin embargo hay pasos probados que las organizaciones de TI pueden seguir para automatizar con seguridad y de manera más rápida.

La automatización es vital para la TI actual, ya que permite a los equipos de TI realizar flujos de trabajo comunes y tareas repetitivas de forma precisa, coherente y rápida. El camino para implementarla no esta exento de errores. Una planificación cuidadosa y un esfuerzo concertado son fundamentales para implementar la automatización de una manera significativa y sostenible. Aquí una batería de medidas para facilitar los procesos de automatización.

BUSCAR OPORTUNIDADES DE AUTOMATIZACIÓN

La automatización no es una propuesta de todo o nada. No todos los procesos o tareas deben (o incluso pueden) automatizarse. No es necesario automatizar todo simultáneamente para demostrar el valor empresarial de la automatización. En general, los candidatos a la automatización son procesos y tareas que los administradores de TI realizan con frecuencia y que consumen un tiempo considerable. Algunos ejemplos comunes son el restablecimiento de las contraseñas de los usuarios y el aprovisionamiento de instancias de máquinas virtuales.

EVALUAR LOS FLUJOS DE TRABAJO DE AUTOMATIZACIÓN

Las organizaciones tienen problemas para traducir los flujos de trabajo humanos en flujos de trabajo de automatización. La automatización realiza siempre los mismos pasos de la misma manera. Los diferentes procesos de negocio y de TI pueden utilizar enfoques radicalmente diferentes para llegar al mismo resultado. Es importante considerar los flujos de trabajo actuales en muchas tareas de la empresa y buscar secuencias o subprocesos comunes para la automatización. A continuación, TI puede implementar y reutilizar estas secuencias en múltiples proyectos de automatización. Cuantas más secuencias o procesos comunes haya, más fácil y eficaz será una tarea de automatización.

CONSIDERAR LAS EXCEPCIONES Y DIFICULTADES EN EL CAMINO

Los ingenieros de automatización diseñan los procesos y deciden cómo manejar las excepciones, como las variables u opciones. Las excepciones pueden ser difíciles y llevar mucho tiempo de implementación; los responsables de TI pueden optar por automatizar los procesos más fáciles y dejar las excepciones para la intervención humana.

Es aconsejable probar la herramienta de automatización antes de comprometerse con ella. Reduzca la lista de herramientas disponibles a candidatos prometedores, y luego pruebe cada finalista utilizando versiones de demostración u otras opciones de prueba.

EMPEZAR POCO A POCO Y AMPLIAR

La mejor manera de adoptar la automatización es demostrar su valor para la empresa. Implementarla en una o dos de las tareas o flujos de trabajo más sencillos que potencialmente liberen más tiempo. Estos esfuerzos incipientes suelen plantearse como proyectos piloto o de prueba de concepto. Empezar con algo pequeño minimiza la disrupción y el choque cultural, y permite a los equipos de TI encontrar y manejar los problemas con la herramienta o su uso.

 SUPERVISAR RESULTADOS

Una vez que el equipo de TI implementa una herramienta de automatización de tareas o flujos de trabajo, aplique métricas o KPI para medir objetivamente cómo afecta la automatización al negocio. Cada tarea y flujo de trabajo tiene un valor empresarial. Puede ser simplemente una medida del costo en horas de los trabajadores para realizar una tarea. Si la automatización reduce significativamente el tiempo para realizar una tarea, el costo de esa tarea también se reduce significativamente. Por lo tanto, la automatización supone un ahorro.

Por último, la supervisión ayuda a determinar los cuellos de botella en los procesos automatizados. Por ejemplo, una tarea de aprovisionamiento puede fallar por falta de memoria en el servidor y tener éxito cuando se dispone de los recursos adecuados.

AMPLIAR LA AUTOMATIZACIÓN A TAREAS ADICIONALES

Una vez automatizado un pequeño conjunto de tareas, flujos de trabajo, y comprobado el valor de la automatización, es el momento de automatizar sistemáticamente tareas adicionales, que pueden ser más complejas, o menos valiosas.

También será importante centrarse en el mantenimiento, puesto que la automatización no es un esfuerzo único. Los conjuntos de datos utilizados para definir un proceso automatizado (como las secuencias de comandos y los objetos visuales predefinidos) requieren revisiones y actualizaciones periódicas para seguir el ritmo de los cambios en los flujos de trabajo y las necesidades empresariales.